Ahora, hemos llevado esta estrategia, estos conceptos a nuestro espacio de trabajo. Hemos estrenado oficinas. Y a tenor de las primeras semanas aquí, hemos salido ganando ¡y mucho!.
Las nuevas oficinas no están organizadas por departamentos ni por jerarquías. Están diseñadas pensando en la persona, en su estado de ánimo y en la tarea que está realizando. Todo es exterior. Tabiques los justos. Rebosamos de luz natural y de ventilación. Tanto mesas como sillas tienen ruedas y son móviles. Los ordenadores son portátiles y la red es wifi. Lo que permite reconfigurar los espacios en función de lo que cada cual está haciendo, individualmente o en grupo. O en función de lo que cada cual está sintiendo, como persona y como profesional. Tecnología, marketing, ventas y administración comparten un mismo espacio. Director General, Director de Área, especialista y asistente comparten un mismo espacio. Y ese espacio está vivo, es dinámico, es cambiante. Además, las dinámicas de empresa joven y atrevida, así como la crisis que vivimos, hacen que día a día aporten su trabajo y su talento personas con perfiles y condiciones dispares. La DocOnTime de hoy cuenta con contratos laborales, contratos mercantiles, sub-contratas y becarios. La DocOnTime de hoy cuenta con perfiles con dedicación plena, con dedicación parcial o con dedicación por objetivos. Y esto, ya no se nota. Todos disponemos de las mismas herramientas, del mismo acceso a los espacios. Y los espacios se reconfiguran en función de quién está ahora y quien está a punto de llegar.
Además, las nuevas oficinas persiguen un objetivo cierto. Predicar con el ejemplo. O como dicen los americanos, eat your own dog food. Y lo vamos a conseguir. Pronto, haremos realidad el ser la primera empresa sin papeles. Y esto, a veces, exige un sacrificio. Al menos, durante el período de adaptación. De momento, toda la documentación de la empresa la hemos encerrado en una sala a la que se accede desde un pasillo que hemos renombrado Calle del Papel. Y nos hemos puesto un objetivo cierto. Tenemos que ser capaces de digitalizar, de llevar a electrónico toda esa documentación y lo que a partir de ahora se genere. Y tenemos que hacerlo en los próximos 12 meses. Nada de pedidos, albaranes, facturas o documentos de cobro y pago en papel. Nada de escrituras, contratos y acuerdos afines. Y tenemos que hacerlo utilizando nuestros productos y nuestras tecnologías. Claro, aquí DocOnYou juega un papel clave, pero ese es otro post.
Pero el objetivo de empresa sin papeles tiene actuaciones concretas. Hemos elegido mesas mucho más pequeñas, donde cabe ordenador portátil, pantalla suplementaria, ratón y alfombrilla. Para que la mesa no acabe siendo una estantería. Hemos eliminado del mobiliario armarios, estanterías y cajoneras dedicados al papel. Hemos escondido la única impresora y fotocopiadora en la Calle del Papel y hemos dificultado su acceso. Y pronto, crearemos un rincón del con cinco unidades de iPad (o dispositivos parecidos) para que portabilidad y comodidad sea también una realidad.
Por último, hemos adoptado el árbol como ese icono de empresa y de equipo que recoge nuestra voluntad de eliminar el papel, de impactar en positivo medioambientalmente y salvar árboles. Y el árbol nos acompaña en las nuevas oficinas. Lo tenemos pintado en las paredes. Lo tenemos en nuestro collage de árboles personales, a modo de bosque personal. Y lo tenemos en las plantas y arbustos que nos rodean y nos envuelven de verde y de color.
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